Die häufigste Frage in unseren Erstgesprächen ist zugleich die schwierigste: Was kostet das? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Die hilfreiche Antwort lautet: Es kommt auf vier Faktoren an, und die können Sie selbst grob einschätzen, bevor Sie mit irgendeiner Agentur sprechen.
Die vier Kostenfaktoren
Erstens: die Zahl der beteiligten Systeme. Ein Workflow, der nur Ihr E-Mail-Postfach und Ihren Kalender verbindet, ist schnell gebaut. Sobald ERP, Buchhaltung oder eine Branchensoftware ins Spiel kommen, steigt der Aufwand, vor allem wenn die Software keine moderne Schnittstelle hat.
Zweitens: die Klarheit des Prozesses. Läuft der Ablauf heute bei jedem Mitarbeitenden anders, muss er erst vereinheitlicht werden, bevor er automatisiert werden kann. Das ist kein Hindernis, aber es ist Arbeit, die im Angebot auftauchen sollte.
Drittens: der Anteil an KI. Regelbasierte Automatisierung (wenn X, dann Y) ist günstiger als KI-Bausteine, die Texte verstehen oder Dokumente auslesen. KI lohnt sich dort, wo Regeln nicht ausreichen, etwa bei frei formulierten E-Mails.
Viertens: die Anforderungen an Kontrolle und Datenschutz. Eine Kanzlei mit Mandantendaten braucht mehr Kontrollpunkte, Protokolle und vertragliche Absicherung als ein Handelsbetrieb, der Lieferzeiten beantwortet. Auch das kostet Zeit, und zwar gut investierte.
Einmalige und laufende Kosten
Bei seriösen Anbietern besteht der Preis aus zwei Teilen. Die Einrichtung wird einmalig fällig: Prozessaufnahme, Bau des Workflows, Tests, Dokumentation und Einweisung. Dazu kommen laufende Kosten: Lizenzen für die Automatisierungsplattform, gegebenenfalls KI-Nutzung nach Verbrauch und die Betreuung durch den Dienstleister.
Fragen Sie immer nach beiden Teilen. Ein verdächtig günstiges Einrichtungsangebot mit teurem Betreuungsvertrag ist genauso ein Warnsignal wie das Gegenteil.
Ein Rechenbeispiel
Nehmen wir einen Ablauf, der pro Tag 60 Minuten Handarbeit kostet, etwa das Sortieren und Ablegen von Belegen. Bei 21 Arbeitstagen sind das rund 21 Stunden im Monat. Setzen Sie dafür konservativ 35 Euro Vollkosten pro Stunde an, ergibt das gut 700 Euro monatlich, die dieser eine Prozess bindet.
Eine Automatisierung, die drei Viertel davon übernimmt, schafft also einen Gegenwert von gut 500 Euro im Monat. Jetzt können Sie rückwärts rechnen: Liegt das Festpreisangebot für die Einrichtung bei einem niedrigen vierstelligen Betrag und die laufenden Kosten deutlich unter dem monatlichen Gegenwert, amortisiert sich das Projekt im ersten Jahr. Genau diese Rechnung sollten Sie von jedem Anbieter verlangen, bevor Sie unterschreiben.
Wann sich Automatisierung nicht lohnt
Ehrlichkeit gehört dazu: Es gibt Prozesse, bei denen wir abraten. Dazu zählen Abläufe, die seltener als ein paar Mal pro Woche vorkommen, Prozesse, die sich gerade grundlegend ändern (erst stabilisieren, dann automatisieren), und Einzelfälle, die jedes Mal echtes Ermessen erfordern. Hier ist der Pflegeaufwand auf Dauer höher als die Ersparnis.
Checkliste für Ihr Erstgespräch
- Welche Systeme sind beteiligt, und haben sie Schnittstellen?
- Wie viele Stunden pro Monat kostet der Prozess heute?
- Was kostet die Einrichtung, was kostet der Betrieb?
- Wer pflegt den Workflow, wenn sich etwas ändert?
- Gibt es eine Testphase mit echten Fällen vor dem Livegang?
Wenn Sie diese fünf Fragen stellen, erkennen Sie schnell, wer sauber kalkuliert und wer nur verkauft. Sie möchten die Rechnung für einen konkreten Prozess in Ihrem Betrieb aufmachen? Dann vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch, wir rechnen gemeinsam.