Leistung
Prozessautomatisierung
Avanio verbindet Ihre Systeme und automatisiert wiederkehrende Abläufe: von der Belegverarbeitung bis zum Onboarding. Ihr Team gewinnt Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.
So unterstützt Sie Prozessautomatisierung
In vielen mittelständischen Unternehmen, Kanzleien und Praxen fließt ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in Routine: Daten aus E-Mails abtippen, Belege sortieren, Informationen von einem System ins nächste übertragen, Termine koordinieren. Genau hier setzt Prozessautomatisierung an. Wir analysieren Ihre Abläufe, finden die Schritte mit dem größten Entlastungspotenzial und bauen Automatisierungen, die diese Schritte zuverlässig übernehmen.
Dabei arbeiten wir mit Werkzeugen, die sich in der Praxis bewährt haben: Automatisierungsplattformen wie Make oder n8n verbinden Ihre bestehenden Programme (zum Beispiel E-Mail, Kalender, CRM, Buchhaltung und Dokumentenablage) zu durchgängigen Workflows. Wo starre Regeln nicht ausreichen, ergänzen wir KI-Bausteine, die Texte verstehen, Dokumente auslesen oder Anfragen vorsortieren. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle: Jeder Workflow wird dokumentiert, getestet und so gebaut, dass Ihr Team ihn nachvollziehen kann.
Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe und wählen einen Prozess aus, der schnell spürbare Entlastung bringt. Diesen setzen wir um, prüfen das Ergebnis im Alltag und erweitern die Automatisierung Schritt für Schritt. So entsteht keine Insellösung, sondern ein System, das mit Ihrem Unternehmen wächst.
Typische Einsatzbereiche
Belegverarbeitung
Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, einheitlich benannt und in Buchhaltung oder Dokumentenablage einsortiert.
Angebots- und Auftragsprozesse
Aus einer Anfrage entsteht ohne Abtippen ein Angebot, nach Bestätigung folgen Auftrag und Rechnung.
E-Mail-Vorsortierung
Eingehende Nachrichten werden nach Anliegen klassifiziert, priorisiert und an die richtige Person weitergeleitet.
Kunden-Onboarding
Neue Kunden oder Mandanten erhalten automatisch Unterlagen, Zugänge und Terminvorschläge.
Datenabgleich zwischen Systemen
CRM, Buchhaltung und Projektverwaltung bleiben ohne Doppeleingaben auf demselben Stand.
Berichte und Wiedervorlagen
Wiederkehrende Auswertungen und Erinnerungen erstellen sich von selbst.
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
Welche Prozesse eignen sich für den Start?
Am besten eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und viel manuelle Tipparbeit verursachen, zum Beispiel die Belegverarbeitung oder die Bearbeitung von Standardanfragen. Im Erstgespräch finden wir gemeinsam den Prozess mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Entlastung.
Müssen wir dafür neue Software einführen?
In den meisten Fällen nicht. Wir verbinden die Programme, mit denen Sie bereits arbeiten, über Schnittstellen und Automatisierungsplattformen. Neue Werkzeuge kommen nur dann ins Spiel, wenn sie einen klaren Mehrwert bringen.
Wie steht es um den Datenschutz?
Wir gestalten jeden Workflow datenschutzkonform: Daten werden nur dort verarbeitet, wo es nötig ist, Zugriffe werden begrenzt und die Verarbeitung wird mit Auftragsverarbeitungsverträgen abgesichert. Auf Wunsch setzen wir bevorzugt Anbieter mit Serverstandort in der EU ein.
Was passiert, wenn eine Automatisierung einmal ausfällt?
Jeder Workflow erhält eine Fehlerbehandlung und automatische Benachrichtigungen, sodass Probleme früh auffallen. Zusätzlich dokumentieren wir alle Abläufe, damit Ihr Team und wir im Fall der Fälle schnell eingreifen können.
Lohnt sich Automatisierung auch für kleine Teams?
Gerade in kleinen Teams zählt jede Stunde. Schon einzelne automatisierte Abläufe, etwa die Vorsortierung des Posteingangs, schaffen spürbare Entlastung, ohne dass dafür jemand eingestellt werden muss.
Weitere Leistungen
KI-Telefonassistent
Ihr Telefon ist immer besetzt: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, beantwortet Standardfragen, vereinbart Termine und leitet wichtige Gespräche an Ihr Team weiter.
Mehr erfahrenKI-Chatbot
Ein KI-Chatbot beantwortet Anfragen auf Ihrer Website sofort, qualifiziert Interessenten vor und entlastet Ihr Postfach: rund um die Uhr, in Ihrem Ton und mit Ihrem Wissen.
Mehr erfahrenProzessautomatisierung für Ihr Unternehmen?
Schildern Sie uns kurz Ihre Situation. Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen konkret, wie eine Umsetzung in Ihrem Betrieb aussehen kann.